La pression concurrentielle actuelle implique la nécessité non plus de « faire bien », mais de « faire mieux ». L’optimisation des ressources et des processus, tant opérationnels que de support, comme par exemple la comptabilité, les ressources humaines, le secrétariat, les achats, les ventes ou autres services généraux, joue dès lors un rôle primordial dans la performance de toute entreprise.
Le département FAAS (Financial Accounting Advisory Services) d’EY développe actuellement une expertise dans l’amélioration de l’organisation des services financiers et généraux, et en corollaire, dans l’amélioration de la rentabilité globale de l’entreprise.
EY a récemment accompagné une institution publique dans sa démarche d’optimisation des processus, à l’aide d’une méthodologie inspirée du « Lean 6 Sigmas ». Un département de services généraux, reprenant l’essentiel des activités administratives des départements opérationnels, avait été créé chez ce client en raison d’une croissance exponentielle de son activité. Mal cadrés, ces services ont évolué de façon anarchique, générant de nombreux coûts pour l’organisation tout en se montrant incapables de répondre adéquatement aux besoins. Nous avons proposé à notre client un diagnostic de ses services généraux couplé à la mise en place de mesures correctives. La méthodologie EY s’est articulée en sept étapes :
- Identification des besoins et souhaits des clients internes (à savoir essentiellement les départements opérationnels)
- Cartographie d’un processus optimal selon ces clients internes
- Diagnostic de la situation existante, et des écarts constatés avec la situation réelle
- Identification et mesure des inefficiences détectées
- Analyse des causes racines de ces inefficiences
- Formulation de recommandations adéquates
- Retour vers les parties prenantes et initiation d’un travail de fond sur l’instauration d’outils d’amélioration continue
Cette mission s’est traduite par des mesures et des recommandations ayant permis aux services généraux d’améliorer leur productivité et de créer une dynamique « lean » au sein du personnel.
Une étude de faisabilité
Par ailleurs, EY achève également une étude de faisabilité liée au regroupement de laboratoires de trois hôpitaux, au sein d’une nouvelle structure commune. Outre les aspects stratégiques, opérationnels, ou encore humains, tant les charges additionnelles que les synergies financières découlant d’une mutualisation des ressources ont été analysées, par comparaison des situations « as is » et « as should be ». A l’aide des interviews menées, informations collectées et benchmarks réalisés, des risques ont également pu être identifiés, pour lesquels des pistes d’action idoines ont été formulées.
Au final, ce projet devrait permettre aux laboratoires concernés de rassembler leurs forces, tant matérielles que pécuniaires ou humaines, et d’être mieux armés face aux défis inhérents du secteur en perpétuelle mouvance dans lequel ils évoluent.
Marie-Laure Moreau – Associée EY Réviseurs d’Entreprises – marie-laure.moreau@be.ey.com
Céline Lanotte – Manager EY Réviseurs d’Entreprises – celine.lanotte@be.ey.com
