Face à l’innovation technologique et l’automatisation de nombreuses tâches, la profession d’assistant est-elle toujours aussi indispensable ? Afin de répondre à la question, la société Secretary Plus a mené une enquête, au cours du mois d’avril 2015, auprès de plus de 1.600 managers et assistants. Elle publie les résultats de cette étude dans un livre blanc.
La fonction a de l’avenir mais est de plus en plus complexe
Selon 78% des assistants et 82% des managers, le plus grand effet de la technologie sur la fonction d’assistant / de collaborateur Office est qu’elle offre d’excellentes perspectives d’avenir, aussi bien en termes de gain de temps que de diversification des tâches.
Concernant la complexité de la fonction, la vision des managers est toutefois en légère contradiction avec celle des assistants. 71% des managers (contre 49% des assistants) estiment que le travail de l’assistant est devenu plus complexe. 55% des managers et 36% des assistants mentionnent également que l’assistant doit se former de manière continue et qu’il est vite dépassé par l’arrivée de nouveaux logiciels et applications.
Les nouvelles technologies, une menace pour la fonction ?
Grâce aux nouveaux outils, les assistants et collaborateurs Office passent moins de temps aux tâches routinières en faveur d’activités à plus haute valeur ajoutée. En effet, plus besoin de dédoubler un fichier manuellement, d’ouvrir le courrier du manager ou encore de retranscrire un rapport de réunion à partir de notes manuscrites. Les nouveaux moyens de communication, les logiciels et autres applications permettent de le faire de manière numérique et de gagner en temps et en efficacité. Les tâches classiques de secrétariat sont ainsi traitées plus rapidement, et l’assistant dispose de ce temps pour se consacrer à d’autres activités plus complexes ou spécialisées.
Concernant la crainte pour l’avenir de la fonction et la sécurité d’emploi, seuls 17% des assistants et 13% des managers pensent que la technologie peut avoir un effet négatif. La profession d’assistant est toujours aussi indispensable dans l’entreprise et a encore un bel avenir devant elle, mais le contenu de la fonction a changé et est devenu plus passionnant. Et d’autant plus que l’assistant travaille généralement, non plus pour un seul manager, mais pour plusieurs.
De nouvelles compétences pour s’inscrire dans la durée
Barbara Stadsbader, Vice President Europe Secretary Plus : « Jens Martens travaille pour moi mais offre également son support à tous les membres du management. Au niveau des tâches, notre PA (Personal Assistant) s’occupe pour plus de 60% de son temps de projets qui n’ont plus rien à voir avec la fonction traditionnelle d’autrefois. C’est ainsi qu’il organise des évènements de A à Z, comme celui qui s’est tenu en avril dernier à l’occasion de l’Assistant Day. Mais Jens jongle également avec la communication sur les réseaux sociaux et collabore activement avec le département marketing pour toute une série de projets. »
Ce que nous confirme également Bart Lambrechts, Human Resources Director chez Carglass SA : « Les directeurs assument désormais plus vite les tâches qui étaient confiées autrefois au PA. Gérer son agenda soi-même est très simple avec un smartphone, et il vous permet aussi de répondre rapidement à vos e-mails. Les assistants ne doivent plus non plus rédiger des mailings complets, la seule chose qu’ils font encore, c’est dispatcher les messages les plus urgents. Les évolutions technologiques font donc en sorte que nous reprenons des tâches de nos PA et inversement. »
L’élargissement des tâches, les nouvelles applications et méthodes de travail amènent bien entendu avec elles la nécessité de disposer de compétences spécifiques pour s’inscrire dans la durée. Voici le top 3 des compétences actuelles épinglées par les répondants à l’enquête :
1. Maîtrise des outils numériques et nouvelles applications
2. Capacité à filtrer de grandes quantités d’informations
3. Connaissances des langues
