Liste des pays : nouveaux forfaits de frais
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement se rendent à l’étranger pour une mission officielle, ils reçoivent une indemnité pour frais de séjour. Cette indemnité se compose d’une indemnité journalière forfaitaire et d’une indemnité maximale de logement (le cas échéant).Les autorités reprennent ces indemnités dans la « liste des pays », le montant du remboursement des frais différant d’un pays à l’autre. Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Les dernières adaptations dataient de 2018. Une nouvelle liste des pays avec des montants adaptés a été publiée au Moniteur Belge le 15 février 2023.
La nouveauté est que les frais du petit-déjeuner ne sont plus compris dans l’indemnité journalière forfaitaire. Ils sont désormais repris dans l’indemnité de logement.
Indemnité journalière
L’indemnité journalière forfaitaire couvre les frais de repas (à l’exception donc du petit-déjeuner) et les petites dépenses sur place.
Tant l’administration fiscale que l’ONSS considèrent ces remboursements forfaitaires comme un remboursement de frais propres à l’employeur. En conséquence, ces indemnités sont exonérées d’impôts et de cotisations de sécurité sociale.
Lorsque l’employeur prend directement en charge les frais de repas, il faut déduire de l’indemnité journalière 35 % pour le repas du midi et 45 % pour le repas du soir. Jusqu’à récemment, les frais du petit-déjeuner faisaient l’objet d’une réduction de 15 %. Celle-ci disparaît, puisque ces frais sont désormais repris dans l’indemnité de logement.
Nous nous attendons à ce que l’ONSS et le fisc appliquent également cette modification. Pour en avoir la confirmation définitive, il faudra attendre la modification des instructions administratives et de la circulaire.
Indemnité maximale de logement
Les frais d’hôtel (nuitée et petit-déjeuner) ne sont pas compris dans l’indemnité journalière forfaitaire. L’employeur peut rembourser ces frais par nuit, sur la base de pièces justificatives (frais réels). Le remboursement est toutefois plafonné à concurrence de l’indemnité maximale de logement fixée par pays.
Frais de parcours
Les frais de déplacement encourus pour atteindre le lieu de destination et en revenir ne sont pas compris dans l’indemnité pour frais de séjour.
Champ d’application
Les indemnités de séjour forfaitaires sont fixées pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.
Les montants de la liste des pays s’appliquent également aux travailleurs du secteur privé qui doivent se rendre à l’étranger pour une mission de courte durée et aux membres du personnel d’autres administrations, pour autant que le statut du personnel le permette.
À partir de quand ?
L’arrêté est entré en vigueur le 15 février 2023. Les montants de la nouvelle liste des pays s’appliquent aussi aux séjours qui avaient déjà été autorisés, mais qui n’ont pas encore eu lieu, à condition que ces montants soient plus avantageux pour le travailleur concerné.
Conséquences pour l’employeur
Si l’employeur respecte les forfaits et les plafonds de la liste des pays, ces indemnités constituent un coût propre à l’employeur. Elles ne sont par conséquent pas soumises à l’impôt, ni aux cotisations de sécurité sociale.
L’employeur a le choix entre un forfait journalier de 37,18 EUR (quelle que soit la destination) ou les montants de la liste des pays. L’employeur peut appliquer le forfait le plus avantageux pour le travailleur.
Les montants susmentionnés sont des montants maximums. Un employeur peut les utiliser, mais il peut aussi octroyer des montants inférieurs.
L’employeur peut également payer plus que les forfaits. Dans ce cas, il n’y a exonération d’impôts et de sécurité sociale que si l’employeur est en mesure de démontrer le caractère de frais réels.
Sources : SD Worx
Arrêté ministériel du 10 janvier 2023
Image par Rudy and Peter Skitterians de Pixabay
