Trois employés sur quatre (72,1%), se disent agacés par les réunions au bureau.
Le fait de revenir sur de précédentes discussions (38,9%) et les engagements qui ne sont pas tenus (38,4%) constituent les principales sources de frustration lors des réunions de travail, d’après une enquête de Protime, spécialiste de la gestion du temps et du personnel, menée auprès de 1000 employés belges francophones (ndlr : enquête réalisée en ligne entre le 29 mars et le 13 avril 2023 par l’agence iVOX ).
Chaque semaine, c’est en moyenne près d’une heure de temps de travail qui est perdue dans des réunions inutiles.
“Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris conscience du problème et près de 7 sur 10 d’entre elles (69,5%) ont mis en place des procédures visant à justement assainir l’esprit des réunions. Par exemple, en élaborant des points d’action concrets ou en se tenant à des horaires stricts. Ces entreprises veillent ainsi à ce que les réunions ne soient pas perçues par les participants comme des pertes de temps,” déclare Sophie Henrion, porte-parole de Protime.
“Le Covid a bouleversé la façon de se réunir en généralisant l’usage des réunions « phygitales » : certains participants sont présents physiquement et d’autres sont à distance. Cela change la dynamique et en général, les réunions sont plus courtes et vont plus droit au but. Une des clés du succès, c’est de se réunir lorsque cela a de la valeur ajoutée et que le lien social se renforce. Sans cela, la réunion est vécue comme une véritable perte de temps. ” ajoute Laurence Vanhee, fondatrice d’Happyformance, experte dans les nouveaux modes de travail.
Le top 10 des frustrations les plus importantes en réunion :
- Durant la réunion, on revient toujours sur les mêmes sujets (38,9%)
- Les engagements pris ne sont pas tenus (38,4%)
- Trop peu de décisions sont prises durant le meeting (35,5%)
- La réunion n’a pas été préparée (23,5%)
- Les participants arrivent en retard (23%)
- Les participants ‘font autre chose’ pendant la réunion (20,9%)
- Je suis invité à participer à des réunions qui ne cadrent pas avec ma fonction (20,5%)
- La réunion est à sens unique. Je ne reçois pas la possibilité d’y apporter ma contribution (17%)
- Personne ne dirige la réunion (11,2%)
- Durant les réunions en distanciel, les participants ‘font autre chose’ (10,2%)
Les mauvaises habitudes par rapport aux réunions en ligne…
Face à ce tableau un peu morose, des employeurs ont pris des mesures concrètes pour établir un esprit de réunion sain, par exemple en s’assurant que toutes les réunions aient un objectif clairement défini au préalable et/ou en établissant un planning pour s’assurer de traiter tous les points à l’ordre du jour, etc.
Voici les 8 points principaux qui ont été relevés, au cours de l’enquête, pour améliorer l’efficacité des réunions :
- Toutes les réunions ont un objectif clair défini préalablement (29,4%)
- Un planning strict est respecté, pour que tous les points de l’ordre du jour puissent être traités (21,8%)
- Sans ordre du jour, pas de réunion (17,1%)
- Un responsable / président est désigné. C’est lui qui va diriger la réunion (16,9%)
- La réunion débouche toujours sur des points d’action concrets (15,7%)
- La préparation personnelle à la réunion est obligatoire (13,9%)
- Les ordinateurs portables et smartphones sont interdits pendant la réunion (11,5%)
- La participation active est encouragée, par exemple par des stand-ups ou des promenades (9,4%)
