Quatre employés sur dix (40%) font face à davantage de travail durant les congés de leurs collègues (directs). Il est à noter que plus de femmes (43%) que d’hommes (37%) vivent ce problème. C’est ce que révèle une enquête de Protime, le spécialiste de la gestion du temps et du personnel, menée auprès de 1.000 employés belges francophones. Les principales raisons de ce volume de travail augmenté sont les collègues qui partent en congé à ce moment (53%), des dossiers dont ils héritent sans les maîtriser (26%) et l’absence de passage de témoin (un bon briefing) avant le départ en vacances (16%).
On considère souvent les mois d’été comme une période plus calme au niveau du travail. Mais tous ne le ressentent pas ainsi. Pire: quand leurs collègues profitent de leurs vacances, ils sont 40% à ressentir une charge de travail supplémentaire. Pour 11% d’entre eux, elle est même beaucoup plus importante.52% considèrent que la charge de travail reste la même, tandis que 8% ont l’occasion de lever le pied pendant l’absence de leurs collègues. De façon générale, cette augmentation du volume de travail se traduit pour plus de quatre personnes sur dix(41%) par un stress accru pendant les vacances de leurs collègues.
Il est frappant de constater que bien plus de femmes (43%) que d’hommes (37%) ont beaucoup plus à faire pendant les congés de leurs collègues (directs). Pour Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven, cela s’explique en partie par les attentes et les responsabilités invisibles que les femmes assument souvent au travail. “Les femmes sont plus souvent sollicitées pour prendre en charge des tâches administratives – comme organiser des réunions – même si celles-ci ne sont pas explicitement mentionnées dans leur description de job. En outre, on attend souvent d’elles, de façon implicite, qu’elles restent disponibles pour soutenir et accompagner leurs collègues, ce qui demande du temps et de l’énergie supplémentaires. Ces attentes subtiles, mais omniprésentes, peuvent accroître la charge de travail, en particulier pendant les périodes de congé quand le volume de travail est déjà plus important.”
L’enregistrement du temps à la rescousse
La cause numéro 1 de cette charge de travail supplémentaire est – de loin – le départ en vacances de collègues (directs).
Les 4 principales raisons du surcroît de travail enregistré pendant les vacances des collègues (directs):
- Les collègues partent en vacances en même temps, ce qui entraîne une charge de travail plus élevée (53%)
- La reprise de dossiers que l’on ne maîtrise pas suffisamment (26%)
- L’absence totale de “passage de témoin” avant le départ en vacances d’un collègue (16%)
- Un mauvais briefing pour le transfert des responsabilités avant le départ en vacances d’un collègue (13%)
42% des employés observent que si les managers avaient une meilleure vue du temps de travail (excessif) presté par leurs équipes, ils pourraient adapter la planification du personnel en temps voulu.
“À l’image d’un cardiofréquencemètre qui nous alerte lorsque nous faisons un exercice un peu trop intensif, les systèmes d’enregistrement du temps en ligne peuvent déclencher un signal d’avertissement auprès des managers. En tant que responsables, ils peuvent alors ajuster en temps voulu les plannings de leur personnel en cas de volume de travail trop important et veiller ainsi à ce qu’il soit gérable pour ceux qui restent au bureau pendant que leurs collègues profitent de leurs congés,” déclare Florent Bovicelli, porte-parole de Protime.
Plus de 8 employés sur 10 reprennent volontiers le travail de leurs collègues absents
L’enquête montre également qu’un bon passage de témoin – un briefing complet avant un départ en vacances – est essentiel pour limiter le stress de ceux qui restent au bureau. Près de deux employés sur trois (65%) estiment que leurs collègues prennent facilement le relais de leurs dossiers lorsqu’ils sont absents. Parmi ceux qui ne sont pas dans ce cas de figure, une majorité (53%) juge que leurs collègues sont trop occupés. Pire: pour 47%, il n’y a tout simplement personne de disponible pour reprendre leurs tâches et leurs dossiers.
À la question de savoir s’ils reprennent facilement les tâches de leurs collègues quand ceux-ci sont en congé, pas moins de 84% des répondants indiquent le faire sans problème. Seuls 12% s’y refusent parce qu’ils sont eux-mêmes trop occupés et, dans 4% des cas, parce que leurs collègues ne le font pas non plus pour eux.
“Un bon passage de témoin entre le vacancier et celui ou celle qui reste est essentiel. Parallèlement, il est important de créer un environnement de travail favorable qui permette aux employés de convenir clairement sur ce qui doit et ce qui ne doit pas être fait pendant leurs vacances. Il faut se fixer des priorités: est-ce vraiment urgent ou cela peut-il attendre votre retour?” conclut Lode Godderis.
Image – Franck_Reppold-Pixabay
