D’ici le 1er décembre 2024, vous devrez avoir enregistré les droits de formation individuels et les formations que vos collaborateurs ont suivies entre le 1er janvier et le 30 septembre 2024 dans le Federal Learning Account (FLA). Cette nouvelle plateforme en ligne du gouvernement belge a rencontré beaucoup de résistance de la part des employeurs, principalement opposés au travail administratif et aux coûts supplémentaires qu’elle représente. Ces charges peuvent cependant être allégées.
Voici un état des lieux.
Qu’est-ce que le Federal Learning Account ?
Le 1er avril 2024, les autorités belges ont lancé l’outil en ligne FLA pour vous aider à gérer l’enregistrement obligatoire des droits de formation individuels et des formations suivies par vos collaborateurs.
Pourquoi et pour qui le FLA a-t-il été développé ? Afin d’encourager une culture de l’apprentissage tout au long de la vie, le deal pour l’emploi de 2022 a instauré 3 obligations relatives aux formations :
– le plan de formation annuel (obligatoire à partir de 20 travailleurs)
– l’octroi de droits de formation individuels annuels (selon le nombre de travailleurs et le secteur)
– l’enregistrement des droits de formation et/ou des formations dans le FLA.
Tous les employeurs du secteur privé doivent utiliser le FLA, quel que soit le nombre de travailleurs qu’ils emploient. Ils doivent enregistrer toutes les formations suivies par leurs collaborateurs dans le FLA à partir de 2024.
Ainsi, tout ce qui concerne l’apprentissage (complémentaire) est centralisé dans une base de données des autorités publiques et vous disposez d’un bon aperçu. Vos travailleurs peuvent également y consulter leur solde de formations et les formations qu’ils ont suivies. À terme, le FLA doit ainsi devenir un centre de formation centralisé où chaque personne pourra retrouver ses diplômes, ses qualifications et son historique de formation.
Bien que tout le monde, y compris les employeurs, reconnaisse l’importance d’une culture d’apprentissage active sur notre marché de l’emploi, cela représente une lourde charge administrative pour les entreprises. En outre, les organisations patronales se demandent si le FLA, sous sa forme actuelle, contribue effectivement à cette ambition. Elles considèrent qu’il monopolise des moyens des RH, du service informatique et des dirigeants qui auraient été mieux investis dans la mise en place d’une politique solide de formation et de développement des compétences. Le gouvernement n’a pas suivi ce point de vue et n’a accordé qu’un report temporaire de l’obligation d’enregistrement dans le FLA.
Quels droits de formation faut-il enregistrer dans le FLA ?
Dans les grandes lignes, le deal pour l’emploi prévoit un droit de formation individuel pour chaque travailleur d’une entreprise privée comptant au moins 10 équivalents temps plein (ETP).
À partir de 2024, il s’agit d’au moins 5 journées de formation par an pour les entreprises occupant au moins 20 travailleurs. Ces entreprises doivent également déposer un plan de formation annuel avant le 31 mars de chaque année. Quant aux entreprises qui occupent moins de 20 mais au moins 10 travailleurs, elles doivent prévoir au moins une journée de formation par an. Cette obligation est proratisée pour les travailleurs à temps partiels, les nouveaux collaborateurs, mais aussi les travailleurs-étudiants, les flexi-jobistes et les travailleurs occasionnels. La suspension des prestations de travail n’a aucune incidence sur le droit de formation.
Dérogations au droit de formation par des accords sectoriels
Pour que les entreprises puissent se préparer correctement, de nombreux secteurs ont pris leurs propres dispositions. Pour chaque collaborateur, les droits de formation individuels (découlant des dispositions légales, sectorielles et complémentaires que vous pouvez avoir conclues avec vos travailleurs dans le règlement de travail) doivent également être enregistrés dans le FLA.
Exceptionnellement, le partenaire technique du FLA Sigedis complétera les droits de formation non enregistrés fin novembre 2024. Sigedis les remplira sur la base de vos données DmfA, qui seront donc encore incomplètes pour le quatrième trimestre.
À partir de 2025, Sigedis vous fera automatiquement une proposition de droits de formation pré-remplis, que vous pourrez contrôler et accepter ou corriger le cas échéant. Il est préférable d’opter pour cette proposition automatique de droits de formation. En effet, à partir du moment où vous octroyez vous-même les droits de formation, vous reprenez la gestion des droits de formation de Sigedis pour le collaborateur concerné. Autrement dit, vous devrez alors les vérifier et les corriger manuellement à chaque fois pour chaque collaborateur. Confiez plutôt à Sigedis l’enregistrement des droits de formation de vos collaborateurs, surtout à ce stade du projet.
Quelles formations faut-il enregistrer dans le FLA ?
En plus des droits de formation individuels, les formations proposées et suivies par chaque travailleur doivent aussi être enregistrées. Les formations formelles et informelles doivent être prises en compte, tant qu’elles sont en rapport direct avec le travail ou la fonction.
En tant qu’employeur, vous définissez quelles formations peuvent être organisées ou suivies :
– formation formelle : une formation dispensée par l’entreprise ou une partie externe à un groupe d’apprenants, à un moment donné et dans un lieu précis. Il peut s’agir d’une formation à la conduite d’un chariot élévateur, d’un cours de premiers secours, d’un séminaire, d’un webinaire organisé par un établissement de formation, d’une formation organisée par l’institut de formation sectoriel…
– formation informelle : l’initiative incombe au travailleur. Il peut s’agir de trajets de coaching et de mentorat, de conférences, de formations sur le terrain, de cours en ligne, d’auto-apprentissage…
Les caractéristiques de base de chaque formation doivent être enregistrées dans le FLA, comme sa durée, sa date de début et sa date de fin, le résultat et le mode de financement éventuel.
Informez régulièrement et par écrit vos collaborateurs des formations qui relèvent du droit de formation, afin d’éviter toute discussion. Lorsqu’une formation est essentielle à la bonne exécution du travail, vous pouvez la rendre obligatoire. Sinon, non : il s’agit en effet d’un droit de formation, pas d’un devoir.
Quelles autres informations faut-il aussi enregistrer dans le FLA ? Outre les droits de formation individuels et les formations proposées et suivies, vous devez enregistrer des informations administratives. Sigedis remplit parfois automatiquement ces données et vous n’avez plus qu’à les contrôler. Il peut aussi y avoir des informations optionnelles.
Quand les informations doivent-elles être enregistrées dans le FLA ?
La date limite pour le premier enregistrement est fixée : vous avez jusqu’au 30 novembre 2024 compris pour enregistrer toutes les informations requises pour vous en tant qu’employeur et pour vos travailleurs actuels. Il s’agit des données administratives, des droits de formation et des formations suivies du 1er janvier au 30 septembre 2024 compris.
Ensuite, vous devrez enregistrer les formations suivies chaque trimestre, au plus tard un mois après la fin du trimestre. Autrement dit, si votre travailleur suit une formation entre le 1er octobre et le 31 décembre, vous devrez l’enregistrer dans le FLA au plus tard le 31 janvier 2025.
(Source: SD Worx – photo: Pixabay)
