On le sait, faire ses factures n’est pas l’occupation préférée d’un patron de PME. Si on peut déjà envoyer ses factures d’un simple clic par courrier électronique, grâce à Koalaboox, il existe désormais, pour les entrepreneurs et les indépendants, une nouvelle façon d’envoyer les factures. Et si vous préférez toujours les envoyer par la poste, vous pouvez les poster… sans devoir aller jusqu’à la boîte aux lettres! Avec la fonction KoalaPost, il vous suffit d’un simple clic et votre facture est déposée à la poste comme simple courrier ou recommandé. KoalaPost est né d’un partenariat entre Koalaboox et PostGreen, une solution de gestion des courriers égrenés en mode cloud permettant aux entreprises et organisations d’envoyer des courriers postaux ou recommandés depuis leur PC ou application sans avoir à imprimer, mettre sous pli ou affranchir leurs documents. Ainsi, Koalaboox devient le premier site belge permettant aux utilisateurs de combiner le papier et l’électronique. L’utilisateur choisit le canal d’envoi qui aura le meilleur impact. Il suffit de créer son compte gratuit sur Koalaboox.com et de poster ses premières factures en un clic. «L’utilisateur peut même connecter son compte Koalaboox à son compte bancaire, remarque Frédéric Lodewyk, un des deux fondateurs de Koalaboox. Le système va chercher les extraits de banque et identifie les paiements reçus par rapport aux factures ouvertes. Si nécessaire, le système envoie des rappels de paiement.»
De devis à facture en un seul clic
Basée à Namur, la société Koalaboox a été créée en décembre 2012 par Frédéric Lodewyk et Jean-François Lievens. Le premier, Liégeois, licencié en administration des affaires de l’ULg, a créé des activités, entre autres, dans le secteur du factoring et de la banque alternative. Le second, informaticien à Namur, a développé des logiciels de factoring pour des banques et des sociétés. «Parmi nos clients, nous comptons beaucoup d’entrepreneurs dans la construction. Nous avons installé une fonction pour réaliser des devis. Une fois le devis accepté, un clic et le devis se transforme en facture.»
Simplification administrative
Depuis quelques mois, Frédéric Lodewyk travaille en collaboration avec le ministère fédéral du budget et de la simplification administrative d’Olivier Chastel. «Dans ce cadre, un projet en cours est de faire passer les entreprises de la facture papier à la facture électronique. Nous sommes le seul acteur à proposer une solution pour les PME et les indépendants. Nous participons aux groupes de travail qui permettent de savoir comment cela va fonctionner, pour l’organisation. Nous avons signé un protocole d’accord avec l’ASA (Administration pour la Simplification Administrative) et le ministre Chastel pour promouvoir la facture électronique en Belgique auprès des PME.»
Combien ça coûte? Gratuit, si vous n’avez pas plus de 3 clients, 9,95 euros par mois si vous avez jusqu’à 25 clients, 14,95 euros pour un nombre de clients illimités. Actuellement, Koalaboox travaille avec plusieurs collaborateurs et compte environ 1150 clients belges francophones. «Nous avons lancé un service assistance au démarrage. On se déplace chez l’entrepreneur dans toute la Belgique. Notre objectif est de devenir le site de référence sur le marché francophone, ajoute Frédéric Lodewyk. Nous sommes en train de nous développer en Flandre auprès des comptables et des entreprises. Nous recrutons une équipe commerciale pour cette région. Nous nous inscrivons dans une démarche encouragée par les autorités européennes. Une tendance qui va s’amplifier.»
