Si le monde est souvent comparé à un grand village, en matière d’emploi, les frontières nationales constituent encore un obstacle. Vous souhaitez engager de la main d’œuvre étrangère ou envoyer un travailleur belge à l’étranger – même pour une heure seulement ?
Commencez d’abord par vous informer soigneusement, au risque de devoir revenir sur les conditions promises. Une chose est certaine, cette matière est complexe et les cinq conseils ci-dessous pourront vous être utiles.
Déterminez le cadre juridique et le droit social applicable
Si vous engagez en Belgique un ressortissant d’un pays hors de l’UE, celui-ci doit en principe posséder un “single permit”. Dans le cas contraire, vous l’employez illégalement.
Si vous voulez engager à l’étranger, renseignez-vous de manière approfondie sur les formalités et les obligations locales. Faites-en de même pour les conditions applicables en matière de salaire et de travail.
À travail similaire, salaire identique ?
Prenons un exemple : vous envoyez un travailleur dans un pays dont le régime fiscal est plus avantageux. Souhaitez-vous lui offrir le même salaire afin qu’il touche un salaire net plus élevé. Allez-vous intervenir dans ses frais de logement et autres frais de subsistance ? Afin d’éviter tout malentendu, nous vous conseillons d’adopter des politiques claires à ce niveau.
Il est indispensable de comprendre la culture de rémunération salariale localepour pouvoir élaborer un package salarial concurrentiel. De même, vérifiez à l’avance si certains avantages extralégaux sont envisageables. En tant qu’entreprise belge à l’étranger, pouvez-vous, par exemple, souscrire à un contrat de leasing pour une voiture de société ou à une épargne-pension ? Et n’oubliez pas que les avantages extralégaux sont également taxés. Tenez-en compte dans votre décision de les octroyer ou non.
Attention : une sécurité sociale n’est pas l’autre
Dans quel pays votre travailleur étranger doit-il payer des cotisations sociales ? Pour une occupation dans un pays de l’Union européenne, le règlement CE n°883/2004 vous donne les bases pour déterminer le régime applicable. En règle générale, la législation applicable est celle du pays d’occupation. Il y a ensuite le principe d’unicité de la législation applicable : en effet, un travailleur ne peut être soumis aux régimes de plusieurs pays.
De plus, le système de sécurité sociale est particulièrement étendu en Belgique. Si vous voulez donner un niveau de couverture comparable dans un autre pays, vous devrez en général contracter une assurance médicale supplémentaire. Il est aussi courant que, dans certains pays, l’employeur propose une assurance médicale complémentaire ou intervienne dans l’assurance privée.
Il est possible d’éviter qu’un employé doive changer de régime de sécurité sociale lorsqu’il est occupé à l’étranger à court terme ou qu’il travaille simultanément dans plusieurs pays. En effet, le règlement européen prévoit deux exceptions au principe d’imposition dans l’État d’activité : le détachementet l’occupation simultanée.
On parle de détachement lorsqu’un employé est envoyé temporairement dans un autre État membre pour le compte de son employeur. Il est question d’occupation simultanée lorsque le travailleur exerce, de manière structurelle, des activités dans deux pays ou plus. Il pourrait, par exemple, travailler deux jours par semaine aux Pays-Bas et trois jours en Belgique.
Renseignez-vous sur le pays dans lequel votre travailleur est imposable
Qui dit autre pays, dit d’autres règles fiscales, même en Europe. Seules les règles qui déterminent l’État membre compétent sur le plan de la sécurité sociale sont harmonisées au niveau européen. Sur le plan fiscal, votre travailleur peut être imposé dans deux pays, voire plus. Toutefois, la Belgique a conclu avec de nombreux États du monde entier une convention de double imposition pour éviter qu’un travailleur paye à deux reprises (ou davantage) des impôts sur les mêmes revenus.
Ne sous-estimez pas la gestion des différents payrolls étrangers !
Vous avez préparé dans les moindres détails votre dossier d’occupation internationale. Parfait. Mais si votre travailleur n’est pas payé correctement et à temps, vous mettez non seulement votre relation professionnelle en péril mais vous enfreignez également les règles étrangères en matière de droit fiscal et social. Cette situation pourrait engendrer des amendes et d’autres sanctions. Veillez donc à ce que la gestion de votre payroll à l’étranger se déroule sans encombre, d’autant plus si vous employez du personnel dans différents pays car cela rend la situation d’autant plus complexe. En confiant la gestion de vos payrolls dans différents pays à une seule société, vous vous rendrez la tâche plus facile.
Prenons un autre exemple
Vous engagez un Néerlandais pour travailler dans votre entreprise en Belgique. Un contrat belge suffit. Mais qu’advient-il lorsque cette personne peut, par la suite, également travailler à domicile ? En fin de compte, ce travailleur est actif dans deux pays et donc également imposable dans l’État de résidence. Dans certains cas, ce travailleur est alors soumis à la sécurité sociale néerlandaise : la filiale belge doit donc payer des cotisations sociales aux Pays-Bas et vous devez démarrer un payroll étranger. Envisagez donc tous les scénarios possibles ou faites-vous assister par un expert !
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