Au cours de sa vie, une entreprise sera confrontée au moins une fois à une inspection de la part des services d’inspection sociale et/ou fiscale. Pareille inspection est une source d’inquiétude et peut même dans certains cas avoir des conséquences, outre financières, dommageables pour l’image de l’entreprise.
Il est donc important de préparer votre entreprise à de telles situations et opter pour la sécurité en mettant en place des mesures préventives permettant de limiter les risques liés à une inspection.
En date du jeudi 1er juin 2023, les experts Tax & Legal de Deloitte en collaboration avec Carl Laschet (Associé Deloitte Audit & Assurance) ont présenté un séminaire consacré aux inspections et aux certifications. Lors de ce séminaire, ils ont eu l’opportunité d’aborder différents types d’inspections fiscales et sociales ainsi que les conseils pour préparer votre entreprise à celles-ci (auto-évaluation) au regard de ce qui se fait en matière de certification.
En effet, quel que soit le service ou votre secteur et compte tenu de la multiplication des contraintes légales pesant sur les employeurs, il est primordial de se tenir prêt et d’être préparé en amont à la visite d’un inspecteur dans vos locaux.
Comment se préparer à une inspection sociale ?
Plusieurs mesures peuvent être mises en place pour se préparer à une inspection sociale.
Tout d’abord, il conviendra de préparer les documents qui seront demandés par les inspecteurs sociaux et de lire attentivement la correspondance envoyée par les services d’inspection, laquelle contient souvent des informations utiles permettant de mieux appréhender les éléments sur lesquels porteront le contrôle. Cette préparation vous permettra notamment d’identifier les documents et preuves qui seront contrôlés et/ou collectés par les inspecteurs dans le cadre de leur contrôle.
Ensuite, nous recommandons de préparer vos travailleurs aux différentes questions qui pourraient être posées par les inspecteurs sociaux dans le cadre de leur contrôle afin qu’ils puissent avoir une meilleure idée du type de questions qui leur seront posées.
Enfin, il sera utile de bien connaître vos droits et obligations dans le cadre d’un contrôle, dans la mesure où les inspecteurs sociaux disposent de pouvoirs très étendus. En tant qu’employeur, vous pouvez ainsi contacter les inspecteurs pour obtenir plus d’informations sur l’étendue de leur contrôle, éventuellement demander de décaler le moment du contrôle, vous faire assister par un conseil ou également réaliser un audit social préalable.
Pourquoi opter pour un audit social préalable ?
Deloitte Legal accompagne régulièrement les entreprises dans le cadre d’audits sociaux visant à évaluer la situation socialede votre entreprise pour vérifier si les dispositions en matière de droit du droit du travail et de droit de la sécurité sociale sont correctement appliquées. Ces audits permettent également de préparer votre entreprise à l’entrée en vigueur de nouveaux dispositifs législatifs. La directive sur la transparence des rémunérations est un exemple de cette nécessité de mettre en place des actions dès maintenant afin d’anticiper les mesures législatives belges qui seront prochainement en vigueur.
Dans notre analyse, nous attachons une importance toute particulière à la gestion de la collaboration avec des prestataires de services externes et les risques associés à une telle collaboration. Il est utile d’examiner si ceux-ci respectent la législation sociale dont les dispositions relatives au bien-être au travail, au salaire minimum, à l’immigration ou encore à la sécurité sociale.
En effet, c’est souvent à ce niveau que résident les problèmes dont la plupart des employeurs n’ont pas conscience. Les manquements des prestataires externes peuvent en effet directement engager la responsabilité de l’entreprise sur base d’une responsabilité en cascade et ainsi porter atteinte à sa réputation souvent via les médias qui en font les gros titres.
L’élaboration d’un rapport d’audit détaillé identifiant les risques éventuels, les solutions afin de se mettre en conformité avec la législation sociale et formulant des recommandations est en ce sens un outil de gestion précieux pour votre entreprise en vue d’une inspection.
Une bonne préparation en amont peut donc vous permettre de gagner du temps en cas de contrôle et d’éviter les éventuelles sanctions et conséquences financières qui peuvent se révéler importantes.
(Source Deloitte Legal: Bruno Pairon, Director | GES Employer Services, et Alexis Ceuterick, Partner | Employment, Pensions and Benefits – Photo Pixabay)
