Rédiger de manière claire : une seconde nature pour Anne Vervier. Forte de son expérience dans le domaine de la communication écrite, cette spécialiste des mots nous propose une boite à outils pour rédiger efficacement lettres et e-mails. Un coaching rédactionnel ponctué d’humour et d’astuces.
A qui s’adresse ce livre ?
A.V. : « Cet ouvrage se destine à tous ceux qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à rédiger des courriers. Qu’ils soient cadres, employés ou indépendants, ils y trouveront des outils pratiques destinés à améliorer leurs écrits commerciaux et administratifs. Indépendamment de ce public cible, ce livre peut être utile à tout un chacun. A titre d’exemple, un parent devant écrire à un directeur d’école pourra également s’en inspirer. »
A la différence d’autres livres du genre, celui-ci n’est pas un recueil de lettres types…
A.V. : « En effet, je préfère apprendre aux lecteurs à écrire plutôt que de leur donner des modèles qu’ils n’ont plus qu’à recopier. Ainsi, même si certains courriers ‘inspirants’ figurent à la fin de l’ouvrage, ce livre a d’abord été pensé comme une boite à outils pour rédiger des lettres et e-mails professionnels efficaces. C’est en quelque sorte un bouquin de coaching. »
Pour accompagner le lecteur dans cet exercice, vous proposez un mode d’emploi en 7 étapes…
A.V. : « Les 3 premières ont lieu en amont de la rédaction. Elles servent à identifier le destinataire, l’information principale que l’on veut lui transmettre et la manière dont on va structurer l’ensemble. La 4ème étape est la rédaction en tant que telle ; la 5ème porte sur la mise en page. La 6ème sert à cadrer le courrier (indiquer l’objet, une formule de politesse, la signature…) avant l’ultime étape : la relecture.»
N’est-ce pas chronophage ?
A.V. : « Dans un premier temps, oui. Mais il s’agit d’un investissement. Une fois la méthode intégrée, la personne ira beaucoup plus vite dans ses rédactions. Par ailleurs, cela lui fera gagner du temps dans ses relations commerciales. Si ses courriers sont clairs, elle obtiendra plus facilement de son interlocuteur l’action souhaitée. S’ils ne le sont pas, elle va gaspiller du temps en ‘relançant’, une ou plusieurs fois, le destinataire. »
Quelles sont les principales qualités que doit afficher un courrier ?
A.V. : « Il doit être clair, c’est-à-dire, compris de manière immédiate. Pour ce faire, les informations doivent être correctement structurées, agencées selon une suite logique par rapport à l’objectif poursuivi. Les phrases doivent être brèves ; le vocabulaire précis, mais connu du lecteur. Un bon courrier est également convivial ce qui signifie que le lecteur doit se sentir personnellement entendu et respecté. »
La forme est-elle aussi importante que le fond ?
A.V. : « Assurément ! Elle doit être à son service. Si elle est appropriée, elle éveillera un sentiment de confiance vis-à-vis du contenu. »
Quelles sont les erreurs les plus fréquemment rencontrées ?
A.V. : « Ecrire en je (ou en nous). Une orientation ‘rédacteur’ qui a tendance à agacer le lecteur. Autre erreur, utiliser des formules vagues telles que – Nous vous contacterons dans les plus brefs délais. Cela ne veut rien dire ! Mieux vaut indiquer – Nous vous contacterons avant telle date. Le manque de personnalisation est une autre lacune. On oublie donc – Nous accusons bonne réception de votre courrier au bénéfice de – Nous avons bien reçu votre courrier du…au sujet de… Un courrier sonne également faux quand on y trouve des formulations anciennes un peu pompeuses (par ex. Je vous prie d’agréer l’expression de ma haute considération) suivies de fautes d’orthographe. Indépendamment de ces fautes, je recommande de toute façon l’usage de tournures plus actuelles, plus faciles à maitriser et à comprendre. »
Pour une entreprise, quelles peuvent être les conséquences d’un courrier mal rédigé ?
A.V. : « Comme nous l’avons évoqué, un courrier mal rédigé est source de temps perdu, et donc, d’argent perdu. Parallèlement, ne donnant pas une image professionnelle de l’entreprise, il n’inspire pas confiance au destinataire, il ne lui donne pas envie de répondre. Une projection négative qui peut avoir de lourdes conséquences sur le long terme. »
L’AUTEURE – Romaniste de formation, Anne VERVIER est active, depuis 25 ans, dans le domaine de la communication écrite. Formatrice et coach en rédaction professionnelle, elle intervient tant auprès des entreprises que des administrations publiques et privées. Un métier lui permettant de concilier ses deux passions : la rédaction claire et conviviale ; la pédagogie de la rédaction. Il s’agit de son deuxième livre après Rédaction claire : 40 bonnes pratiques pour rendre vos écrits professionnels clairs et conviviaux paru, en 2011, chez le même éditeur. Retrouvez plus d’infos sur Anne Vervier ainsi que des conseils pour améliorer vos écrits professionnels sur www.redaction-claire.com
VERVIER A., Courrier clair : outils et mode d’emploi pour vos lettres et e-mails, EdiPro, 2017.
