Les règles devant aider les entreprises à obtenir leur agrément en tant que service d’archivage électronique ont été publiées récemment. Il s’agit là d’une nouvelle importante pour les employeurs, qui doivent en principe conserver certains documents sociaux électroniques (par exemple l’e-fiche de paie) auprès d’un service d’archivage agréé.
Digital Belgium et l’archivage électronique
En 2015, les autorités belges ont lancé Digital Belgium, un plan d’action destiné à renforcer la position de la Belgique en termes de transition digitale. L’archivage électronique était l’un des fers de lance de ce projet. Il devrait débarrasser les entreprises de leurs archives sur papier, dont la gestion prend beaucoup de temps et de place.
C’est dans ce contexte qu’a été créé le service d’archivage électronique qualifié (qualified e-archiving ou service QEA). Un service QEA doit répondre à des exigences techniques et de sécurité particulières et être agréé par les autorités. La conservation numérique auprès d’un service QEA offre les mêmes garanties que la conservation sur papier.
En droit du travail
L’employeur qui établit sous forme électronique certains documents relevant du droit du travail (fiche de paie, attestation de vacances, etc.) doit en principe les conserver auprès d’un service QEA. Cependant, comme il n’existe toujours pas de prestataires de services agréés, un employeur n’est pas en mesure de respecter cette obligation. Cette situation pourrait changer bientôt.
Procédure d’agrément
Toutefois, l’agrément des services d’archivage pose problème. Au point qu’aucune entreprise n’a encore été agréée jusqu’ici. L’une des raisons réside dans la complexité des conditions à remplir pour obtenir l’agrément. Un arrêté royal veut à présent y remédier en publiant une liste de normes techniques (ISO).
En se conformant aux procédures et directives spécifiques définies dans ces normes, un service d’archivage pourra plus aisément démontrer qu’il répond aux exigences légales et obtiendra ainsi plus promptement un agrément. Les autorités espèrent ainsi (enfin) débloquer la situation sur le marché du QEA.
Entrée en vigueur
L’arrêté royal est entré en vigueur le 16 avril 2019. Les candidats prestataires de services de QEA peuvent à présent se mettre en devoir de se conformer aux procédures et directives.
Conséquences pour l’employeur
L’employeur qui établit sous forme électronique certains documents relevant du droit du travail doit les conserver auprès d’un service d’archivage électronique qualifié. Aucun agrément n’a encore été accordé à ce jour, mais les autorités espèrent que la publication de procédures et directives va à présent accélérer ce processus.
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